Schvaľovanie faktúr pre Microsoft 365

Optimalizácia vášho fakturačného procesu s Evosolutions


Náš softvér Schvaľovanie faktúr je navrhnutý tak, aby bezproblémovo integroval a rozšíril funkcionalitu Microsoft 365, čím zákazníkom umožní maximálne využiť ich existujúce nástroje a zefektívniť proces správy faktúr. Automatizované pracovné toky a notifikácie zabezpečia, že žiadna faktúra nezostane bez povšimnutia, čím sa minimalizuje riziko oneskorení a zvyšuje celková produktivita a efektivita finančných procesov.


Optimalizácia fakturačného procesu – Váš kľúč k úspechu


Naše riešenie prináša revolučné zlepšenia do vašich finančných operácií. Umožňuje efektívnejšie spravovanie cash flow a zrýchľuje rozhodovacie procesy, čím je ideálnou voľbou pre moderné spoločnosti hľadajúce spôsob, ako optimalizovať svoje procesy a zvýšiť ziskovosť.

Prečo si vybrať naše riešenie?


Zvýšená efektivita

  • Minimálne manuálne zadávanie dát. Naša automatizácia vám zaručí rýchlejšie spracovanie faktúr a eliminuje zbytočné odklady.

Zjednodušené schvaľovanie

  • Prednastavené schvaľovacie procesy zaručujú konzistentné a transparentné spracovanie faktúr. Schvaľujte faktúry kedykoľvek a kdekoľvek, dokonca aj z mobilu.

Okamžité notifikácie

  • Emailové upozornenia o stave faktúr zaisťujú, že budete mať vždy prehľad o potrebných alebo dokončených akciách.

Efektívne riadenie neprítomností

  • Funkcia delegovania zastupovania schvaľovateľov zabezpečuje nepretržitý proces schvaľovania aj počas ich neprítomnosti.

Zníženie chýb a zvýšenie transparentnosti

  • Automatizácia a preddefinované pravidlá minimalizujú ľudské chyby a zvyšujú zodpovednosť, pričom všetky kroky sú auditovateľné

Manuálne zadanie faktúry do systému:
  • Manuálne vypísanie minimálneho rozsahu dát: číslo faktúry, variabilný symbol (VS), suma, splatnosť, dátum DPH, atď.
  • Manuálne vloženie skenu faktúry do systému.
Automatizované schvaľovanie po uložení:
  • Po uložení faktúry do systému sa automaticky spustí schvaľovací proces podľa prednastavených pravidiel.
Riadenie procesu schvaľovania:
  • Proces prechádza cez povinné úrovne schvaľovania.
  • Podľa hodnoty faktúry môže byť smerovaná na nadlimitné úrovne.
  • Povinné úrovne schvaľovania môžu byť špecifické, napríklad podľa zaradenia faktúry na nákladové stredisko, pričom celá faktúra musí byť priradená k jednému stredisku bez možnosti rozúčtovania na viaceré strediská.
Notifikácie a možnosti schvaľovania:
  • Schvaľovatelia dostávajú emailové notifikácie o potrebe schválenia faktúry.
  • Možnosť schváliť faktúru prostredníctvom mobilného telefónu
Správa notifikácií:
  • Systém posiela notifikácie o schválených a zamietnutých faktúrach zodpovedným rolám v organizácii.
Delegovanie schvaľovateľov:
  • Možnosť nastavenia zástupcov pre schvaľovateľov v prípade ich neprítomnosti, čím sa zabezpečuje kontinuita procesu schvaľovania.
Ďalšie dokumenty:

Schvaľovanie žiadaniek a objednávok

Jednoduchšie schvaľovanie:

Schvaľovanie priamo v aplikácii outlook kliknutím na tlačítko schválenia alebo zamietnutia

Eskalácie:

Nastavenie automatizovaného procesu eskalácie pri nevybavení alebo zamietnutí podľa Vašich firemných postupov

Synchronizácia dát s inými systémami:

Automatická synchronizácia údajov, ako sú zoznamy dodávateľov a nákladových stredísk s externými systémami.

Automatické vyťažovanie dát:

Vloženie faktúry do skenera s použitím špecifického profilu pre automatické spracovanie.

Vytvorenie PDF skenu faktúry.

Nahratie faktúry do systému Microsoft 365.

Automatické extrahovanie dát z faktúry.

Automatické spustenie procesu schválenia, ak faktúra obsahuje všetky potrebné údaje.

Automatické schválenie faktúr:

Automatické schválenie faktúr, ktoré zodpovedajú predtým schváleným objednávkam alebo zmluvám.

Možnosť rozšírenia o samostatné moduly na schvaľovanie objednávok a evidenciu zmlúv.

Automatické schvaľovanie faktúr za bežné operatívne výdavky (napríklad telekomunikačné služby alebo elektrina), keď sú v rámci stanovenej tolerancie.

Rozšírený reporting:

Podrobné reportovacie funkcie pre lepší prehľad o finančných transakciách.

Rozúčtovanie faktúry na viaceré strediská:

Možnosť automatického rozdelenia nákladov faktúr na viaceré nákladové strediská podľa interných pravidiel.

Automatické párovanie dobropisov:

Systém automaticky identifikuje a spáruje príslušné dobropisy s faktúrami na účely účtovného spracovania.